La familia no elige la mejor residencia. Elige la primera que le da certeza.
Mientras tu recepción duerme, una hija angustiada llama a tu residencia y a cuatro más. Nuestros agentes de voz con IA contestan al primer tono —también a las 21:47 de un domingo—, informan de la plaza libre y citan la visita para mañana.
Residencia Los Olivos
Domingo · 21:47 · Transcripción en directo
Ana · asistente IA
Residencia Los Olivos, buenas noches. Le atiende Ana, la asistente virtual. ¿En qué puedo ayudarle?
Pilar
Mi padre acaba de recibir el alta y necesitamos plaza esta semana. ¿Tenéis disponibilidad?
Ana · asistente IA
Siento mucho lo de su padre. Nos queda una habitación individual con baño y pensión completa. Mañana a las 18:00 la directora puede enseñársela y resolverle todas las dudas. ¿Se la apunto?
Pilar
Sí, perfecto. Gracias.
- +30.000 € vale cada plaza privada firmada a lo largo de una estancia de años.
- 600 € cuesta cada semana que una cama de tu residencia queda vacía.
- 24/7 contesta el agente: noches, festivos y fines de semana.
La familia urgente que llama a cinco residencias
La búsqueda casi siempre empieza igual: un alta hospitalaria o una caída. La familia necesita plaza en días, llama a varias residencias a la vez y se queda con la primera que contesta con precio y disponibilidad.
El presupuesto, además, es un filtro brutal: el 67 % de las familias que buscan plaza no puede pagar más de 2.000 € al mes (Inforesidencias). Sin precualificación, la dirección pierde horas con familias que no encajan y las que sí encajan se enfrían esperando una respuesta.
Llenar una plaza un mes antes, o perder una familia menos, son unos 2.500 € al mes que entran — o que se van a la competencia.
- 21:47Residencia ANadie contesta
- 22:03Residencia B«Le llamará la directora el lunes»
- 22:15Residencia CNadie contesta
- 22:31Tu residenciaContesta al primer tono: plaza, precio y visita mañana
La residencia que no contesta ya ha perdido esa plaza. Y cada semana de cama vacía cuesta unos 600 €.
Tres sistemas para ganar a la familia que llama a cinco
La familia decide en horas, no en semanas: quien responde primero con plaza, precio y fecha de visita, firma. Cada sistema se implanta solo o junto a los demás, según por dónde sangre tu residencia.
Plaza Asegurada en 5 minutos
Atiende cada llamada 24/7, incluidas noches y fines de semana. Entiende la urgencia y el grado de dependencia, informa de la plaza disponible y el precio orientativo, precualifica a la familia — presupuesto, prestación vinculada, urgencia— y cierra la visita ese mismo día. La dirección recibe al momento el resumen del caso.
«¿Cuántas familias nos llamaron anoche y acabaron en otra residencia?»
Aviso a dirección · 22:02
- Habitación individual con baño · pensión completa
- Grado II, prestación solicitada
- Visita confirmada: lunes 18:00
Enviado por Ana, asistente IA
Protocolo Familia Tranquila
Después del primer contacto, envía al instante un dossier personalizado con fotos, vídeo, precios, menú y cuidados. Y luego acompaña a la familia durante los días en que decide entre varios centros: resuelve dudas sobre ayudas y dependencia, recuerda la visita y propone una segunda visita o una comida de prueba, hasta la firma.
«Vinieron a la visita, les encantó… y no volvieron a llamar.»
Seguimiento · Familia Vega
- Visita realizada · lunes
- Dossier enviado a los tres hermanos
- Dudas sobre la dependencia resueltas
- Segunda visita y comida de prueba
- Contrato firmado
Ingreso Exprés 48 horas
Cuando la familia dice que sí, reúne toda la documentación y los informes, prepara el contrato para firmarlo desde el móvil y deja al equipo listo para recibir al residente en 24–48 horas — en lugar de una semana. Cuando una madre está en el hospital, gana quien ingresa antes, no quien sale más barato.
«Firmaron con nosotros, pero la competencia ofrecía ingreso mañana y se fueron.»
Ingreso de D. Antonio · martes
- Informes y documentación reunidos
- Contrato firmado desde el móvil
- Equipo y habitación avisados
Puerta abierta en 48 h
De la primera reunión al primer residente firmado
Según el sistema, entre 1 y 5 semanas. Tu equipo no deja de hacer su trabajo ni un solo día.
- 1
Diagnóstico gratuito
Auditamos cuántas llamadas y visitas se pierden hoy en tu residencia y qué sistema lo corrige primero.
- 2
Guiones y tarifas
Definimos juntos los guiones, los precios por tipo de habitación y los traspasos a tu equipo.
- 3
Puesta en marcha
Pruebas con casos reales: el agente aprende a hablar como habla tu residencia.
- 4
Acompañamiento
Ajustes mensuales e informe para la dirección: llamadas, visitas y plazas cerradas.
Un momento delicado exige un tono humano
Las familias que llaman están viviendo uno de los peores momentos de su vida. Nuestros agentes están diseñados para ese momento — no a pesar de él.
Estos compromisos no son extras: son condiciones del sistema.
Siempre se identifica como asistente
Nunca finge ser una persona. La calidez no es un truco: es la forma de tratar a una familia que está pasando por un mal momento.
Deriva a una persona enseguida
Cuando la conversación lo pide, pasa la llamada a la dirección o al equipo del centro. La máquina hace la espera; las decisiones siguen siendo humanas.
Los datos de salud no pasan por el agente
Los informes clínicos y los datos de los residentes los gestiona únicamente tu equipo, por los canales de siempre.
Protección de datos por diseño
Cumplimiento RGPD y tratamiento de datos en la Unión Europea, con acuerdos claros para tu residencia.
Cómo cambia el día a día de una residencia
Tres situaciones que se repiten en cualquier residencia, y lo que hace el agente de voz en cada una. Son casos ilustrativos, no clientes concretos.
Los fines de semana el teléfono lo cogía quien podía, y muchas veces nadie. El lunes me encontraba llamadas perdidas sin nombre ni número al que volver. Ahora cada llamada me espera con su resumen y, si la familia quiere, con la visita ya apuntada.
Ni una llamada perdida en fin de semana
CarmenDirectora · residencia privada de 60 plazas Lo que más me preocupaba era que sonara a máquina con familias que lo están pasando mal. Se presenta como asistente, escucha sin prisa y, cuando la familia necesita hablar con una persona, nos pasa la llamada.
La familia sabe siempre con quién habla
JavierGerente · grupo con dos residencias Antes pasaba la mañana devolviendo llamadas a familias que ya habían encontrado plaza en otro sitio. Ahora llego y tengo cada caso ordenado: urgencia, grado de dependencia, presupuesto. Dedico el tiempo a las familias que de verdad encajan.
Las visitas llegan precualificadas
ElenaAdmisiones · residencia de 90 plazas
Lo que nos preguntan las direcciones
Y si te queda alguna, escríbenos: la respondemos en menos de 24 horas.
¿Sustituye a mi equipo de recepción?
No. Se ocupa de las horas muertas —noches, festivos, fines de semana— y del primer filtro, para que tu equipo reciba familias ya precualificadas y visite solo a quien encaja.
¿Las familias notan que hablan con una IA?
El agente se presenta siempre como asistente, con nombre propio, y su tono es humano y cálido. La experiencia que recuerda la familia es otra: alguien contestó, le dio certezas y le citó para mañana.
¿Qué pasa con los datos de salud de los residentes?
No pasan por el agente, nunca. Los informes clínicos y los datos de los residentes los gestiona únicamente tu equipo por los canales habituales. Es una condición del sistema, no una opción.
¿Cuánto tarda la implantación?
Entre 1 y 5 semanas según el sistema: el Protocolo Familia Tranquila está listo en 1–2 semanas; el Ingreso Exprés 48 h, al tocar procesos internos y documentación, necesita de 3 a 5.
¿Y si el agente no sabe responder?
Deriva la conversación a una persona de tu equipo de inmediato, con el contexto listo. Prefiere pasar la llamada a repetir un guion.
¿Cuántas familias llamaron anoche a tu residencia?
Agenda un diagnóstico gratuito de 30 minutos: revisamos tus llamadas perdidas y te decimos qué sistema lo corrige primero. Sin compromiso.
O escríbenos directamente:
[email protected]